『あの資料どこに行った～』

とパソコンの中をいろいろ探し回ることってないですか？

探し回ると言ってもパソコンの中のファイル

探し出すのに時間かかったなあと内心思う。

いけないなあと思っているのですが、

探す時間を極力なくすには？どうすればいいかなのですが、

探さない段取りをすることだと思います。

どういうことかと言うと

まず、誰が使うかを想像して

ファイルを見る人と自分が

ルールを決め共有するということです。

その為にはファイル名を統一する必要があります。

どんなルールかというと　まず呼び名は決めること

会議なのか？

プロジェクトなのか？

言う人によって呼び方が違うとファイル名も変わってしまいます。

そうなると探す時にファイルが見つからなくなります。

行う会議の名前を明確にすることです。

次に、日時を入れる

これも実施した日を入れると手帳片手にいつ実施した資料かなと

ファイルの検索がしやすくなります。

和歴か西暦かと言う話もあるのですが、

西暦で統一した方がいいです。

理由は文字化けになりづらいからです。

そうなると、本当はプロジェクト名も英語表記の方が

文字化けしづらいのですが、読みづらいという欠点もあるので

どちらにするかは、決めてください。

まとめると

社内でルールを決めること、

具体的には、日付とプロジェクトでファイル名を表記することで

検索しやすくなるということです。

今回は和歴　次回は西暦など　統一性がすべてにあれば

探す時間は減らすことができます。

平成28年4月14日会議資料　　　とするのか

2016414会議資料　とするのかを決めるということです。

ファイル名を半角で

20160414‐会議資料　などとするのがいいと思います。

そのルールを決めておけば、いつでもすぐに探すことで

無駄を省くことに繋がると思います。

そうすると、もっと他に時間を使うことができますよね

こんなこと？と思うかもしれないですが、

大変大事だと思っています。

参考　仕事の出来る人のデスクトップは美しい

日本タイムマネジメント協会　著